Implantação da NF-e e o impacto nas rotinas empresariais

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o modelo nacional de documento fiscal eletrônico, emitida e armazenada eletronicamente, que tem como finalidade documentar, para fins fiscais, as operações e prestações tributadas pelo ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e pelo IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados). A NF-e substituirá a nota fiscal modelo 1 ou 1-A. O Projeto da NF-e é de responsabilidade do Encontro Nacional de Administradores Tributários ENCAT e da Receita Federal do Brasil (RFB), com participação da Superintendência da Zona Franca de Manaus (SUFRAMA).

A validade jurídica da NF-e ocorre através da assinatura digital do remetente (com certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada ao ICP-Brasil) e da recepção pelo Fisco (Secretaria do Estado da Fazenda de Jurisdição do Contribuinte) do arquivo eletrônico, antes da ocorrência do fato gerador. Após a pré-validação da NF-e pela Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ), é entregue ao emitente o Protocolo de Autorização de Uso da NF-e. A própria SEFAZ transmite o arquivo da NF-e para a RFB.

A atividade operacional de cada empresa é que determina o momento, isto é, a partir de quando a empresa estará obrigada à emissão da NF-e. Isso vem ocorrendo por etapas, para grupos de atividades. As empresas já obrigadas podem ser encontradas em http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/assuntoagrupado1.aspx#sc016. As Secretarias de Estado da Fazenda credenciam sumariamente as empresas identificadas como obrigadas à emissão da NF-e, o que não impede que estas emitam voluntariamente até a data da obrigatoriedade.

No caso de alguma empresa obrigada a emitir NF-e não ser credenciada automaticamente pela SEFAZ por ocasião do ingresso de sua atividade no conjunto daquelas obrigadas à emissão, esta deverá providenciar o seu credenciamento. No entanto, se a empresa for cadastrada automaticamente e verificar que não integra o grupo daquelas obrigadas a emitir NF-e, isto indica que, provavelmente, existe alguma irregularidade cadastral que deverá verificada na SEFAZ.

Com a inserção da NF-e, mudanças significativas irão ocorrer na rotina contábil. Um exemplo é que, antes da NF-e, perdia-se muito tempo com digitação e conferência de notas fiscais. A partir desta implementação, dependendo do nível de adaptação dos sistemas informatizados da empresa, não haverá necessidade de digitação, uma vez que estas poderão ser automaticamente importadas no formato de arquivo XML. Tanto a emissão da NF-e quanto a sua validade jurídica estão vinculadas ao formato oficial do arquivo XML.

A partir desse projeto, as notas fiscais podem ser visualizadas no site da Receita Federal na WEB, por até 180 dias. Para visualizar a NF-e, basta ter a Chave de Acesso informada no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que é uma simplificação gráfica da NF-e. O DANFE não tem validade jurídica, somente o arquivo digital da NF-e com o respectivo Protocolo de Autorização de Uso.

Outro benefício da NF-e para a contabilidade é que, além da redução de trabalho manual, há uma diminuição significativa de erros de escrituração, pois a NF-e passa a ser válida pela Receita Federal antes da sua emissão propriamente dita. Na validação, é analisada a assinatura digital, o formato dos campos, a numeração da NF-e, se o emitente está autorizado e a regularidade fiscal do emitente.

Atualmente, as empresas emitentes enviam aos destinatários o arquivo XML da maneira que considerarem mais prática, e por conta disso, muitas empresas acabam não recebendo o arquivo, somente a DANFE, o que tem ocasionado trabalho manual e dificuldades na importação da NF-e. No entanto, em 13 de julho de 2010, foi publicado no Diário Oficial da União o Ajuste do Sistema Integrado Nacional de Informações Econômicas e Fiscais (SINIEF) n° 8/2010, de 9/7/2010, que obriga às empresas a encaminharem ou disponibilizarem download do arquivo da NF-e imediatamente após o recebimento da autorização de uso da NF-e emitida. A norma entrará em vigor a partir de 1°/8/2010.

Com a divulgação deste Ajuste SINIEF, espera-se que a dificuldade na importação da NF-e diminua consideravelmente e, dessa forma, a redução de trabalho manual declarada pela RFB possa então ocorrer.

A NF-e é um subprojeto integrante do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), que é composto, além da NF-e, pelos subprojetos Escrituração Contábil Digital (ECD – também chamado SPED Contábil) e Escrituração Fiscal Digital (EFD – também chamado SPED Fiscal). Com o SPED, o objetivo é uniformizar a coleta de dados fiscais e contábeis pelos Fiscos (federal e estadual), substituindo os livros de escrituração mercantil tradicionais e as demonstrações contábeis emitidas em papel, por um formato digital padronizado, e tornar mais rápida a identificação de ilícitos tributários.

A NF-e, juntamente com o SPED Contábil e Fiscal, causarão mudanças significativas na atividade contábil, entre elas, a unificação das informações sob formato digital, e com isso, espera-se que muitas obrigações acessórias sejam eliminadas. O trabalho do contador será imprescindível para que o sistema funcione corretamente.

Com essa integração de dados fiscais e contábeis entre os fiscos, as informações prestadas pelas empresas deverão ser 100% transparentes e o contador terá a importante tarefa de auxiliar o empresário neste processo.

Em suma, é possível afirmar que a área contábil, com a implementação da NF-e e do SPED Contábil e Fiscal, estará mais valorizada e requisitada.

* Raquel Jane Beninca: Auditora da Moore Stephens Auditores e Consultores (www.moorestephens.com.br).